Papelería de boda: seating plan, marcasitios y menús sin volverte loca

Inventario: todas las piezas de una boda

No necesitas todas. Marca las que apliquen a tu boda y descarta el resto sin culpa.

Antes del día

• Save the date (si hay invitados que viajan o te casas en temporada alta).
• Invitación: en papel, digital, o las dos con un QR.
• Tarjeta de confirmación o enlace al formulario.

En la ceremonia

• Libreto o programa de ceremonia (útil si hay lecturas, ritos o música con letra).
• Cartel de bienvenida.
• Señalética: aparcamiento, aseos, dirección al cóctel.

En el banquete

• Seating plan: el panel grande de la entrada.
• Números o nombres de mesa.
• Marcasitios: uno por invitado, con su nombre.
• Menús: individuales o de centro de mesa.
• Papelería de mesa: identificadores de alergias, tarjetas de brindis, cartas.

Después

• Tarjetas de agradecimiento.
• Etiquetas para los detalles y regalos.

Cuántas unidades encargar de cada cosa

Aquí es donde más se falla, casi siempre por defecto. Las reglas que usamos:

• Invitaciones en papel: una por unidad familiar o por pareja, no por persona. Suma un 10 % extra para errores y recuerdos.
• Marcasitios: uno por invitado sentado, incluidos los niños. Añade un 5-10 % de margen: siempre hay cambios de última hora.
• Menús: uno cada dos comensales es lo estándar; uno por persona si el menú es parte de la decoración o si hay varios menús distintos.
• Números de mesa: uno por mesa, más dos de repuesto.
• Seating plan: uno, pero pide el archivo también en formato pequeño para imprimir una copia de apoyo para el maître.
• Tarjetas de agradecimiento: una por unidad familiar que asistió, más las de quien no pudo venir pero envió regalo.

Cronograma: cuándo encargar cada pieza

1. 112-8 meses antes: save the date.
2. 25-4 meses antes: diseño de la invitación y, si vais a hacerla, la web ilustrada.
3. 34-3 meses antes: envío de la invitación.
4. 48-6 semanas antes: decidir el estilo del resto de papelería y reservar hueco con tu ilustradora. Reservar hueco no es lo mismo que entregar nombres.
5. 54-6 semanas antes: fecha límite de confirmación de asistencia.
6. 63-2 semanas antes: entregar la lista final de nombres para marcasitios y seating plan, y el menú definitivo.
7. 71 semana antes: recepción de todo y revisión de nombres uno a uno.

La regla de oro: nada personalizado con nombres se puede producir hasta que la lista esté cerrada. Cierra la lista antes de lo que crees que necesitas.

Cómo montar el seating plan sin dramas

1. 1Pide a la finca el plano real con la forma y el número de mesas antes de empezar. Sentar gente sobre un plano imaginario es tirar una tarde.
2. 2Coloca primero los bloques grandes: familia de uno, familia del otro, amigos del colegio, del trabajo, del pueblo.
3. 3Mezcla solo en los bordes. Mesas completamente mezcladas suenan muy bien y funcionan regular.
4. 4Cada mesa necesita al menos un 'anfitrión': alguien extrovertido que conozca a varios.
5. 5Coloca a los mayores lejos de los altavoces y cerca de los aseos. A los niños, juntos y cerca de una salida.
6. 6Deja para el final las dos o tres personas imposibles de ubicar. Siempre las hay.
7. 7Ordena el panel por mesas, no alfabéticamente por nombre, salvo que tengas más de 150 invitados: ahí el listado alfabético con el número de mesa evita el atasco a la entrada.

Coherencia visual: el hilo que une todo

Lo que hace que una boda se vea cuidada no es que cada pieza sea espectacular, sino que todas parezcan de la misma familia. Para conseguirlo basta con fijar cuatro cosas al principio y no moverlas:

• Una tipografía para titulares y otra para el texto. Dos, no cinco.
• Tres colores como máximo, los mismos que en la invitación.
• Un motivo ilustrado que se repita: una flor, una rama, la fachada de la finca, vuestro perro.
• Un mismo papel o textura en todas las piezas impresas.

Cuando la papelería se pide toda al mismo sitio, esto sale solo. Cuando se compra a trozos en cinco proveedores, hay que vigilarlo.

Ilustrado a mano o plantilla: cuándo merece la pena cada cosa

Una plantilla descargada funciona perfectamente para la señalética y los números de mesa: nadie los va a mirar de cerca. Donde se nota la ilustración original es en lo que el invitado toca y se lleva: la invitación, el marcasitios y el menú.

Si el presupuesto obliga a elegir, el orden en el que invertiríamos es: invitación primero, marcasitios después (porque además hace de detalle), menú en tercer lugar y todo lo demás al final.

Los errores más habituales

• Encargar los marcasitios antes de cerrar la lista. Se acaba tachando a mano.
• No revisar los nombres con calma: los apellidos compuestos, las tildes y los nombres extranjeros se escriben mal muchísimo más de lo que crees.
• Un seating plan con letra pequeña. Se lee de pie, a un metro y con poca luz: sube el tamaño.
• Olvidar la señalización de alergias. La finca lo agradece y evita sustos.
• Dejar la papelería para el último mes. Es cuando ya estás con mil cosas y es justo lo que más revisión necesita.